Voor gemeente Utrecht is Magnit Global op zoek naar een Projectsecretaris.

Utrecht heeft jou nodig!

Binnen de gemeente Utrecht werken we elke dag aan een sterke sociale basis voor onze inwoners. Team Samenleving speelt hierin een belangrijke rol en zet zich in voor thema’s zoals vrijwilligersondersteuning, mantelzorg en welzijn. Voor een aankomend inkooptraject binnen deze domeinen zoeken wij een projectsecretaris die overzicht houdt, structuur brengt en zorgt dat alles soepel verloopt.

In deze rol ondersteun je het projectteam van begin tot eind en zorg je ervoor dat processen strak georganiseerd zijn, afspraken worden nagekomen en alle betrokkenen goed geïnformeerd blijven. Je beweegt makkelijk tussen organiseren, communiceren en administreren en draagt bij aan een zorgvuldig en transparant traject.

Dit is je werk:
Als projectsecretaris werk je binnen team Samenleving, onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling. Je ondersteunt een inkooptraject gericht op vrijwilligersondersteuning en mantelzorgondersteuning. Samen met een projectleider, inkoper en adviseurs zorg je ervoor dat alle fases van het traject goed verlopen. Je werkzaamheden verschuiven gedurende het traject: van het organiseren van bijeenkomsten in de stad tot het ondersteunen van interne besluitvorming en het bewaken van de voortgang. Je zorgt ervoor dat informatie helder is en goed wordt vastgelegd, zodat het proces altijd inzichtelijk blijft.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:
• Vastleggen, beheren en bewaken van afspraken en documenten binnen het project
• Ondersteunen bij het vertalen van projectdoelen naar concrete acties
• Organiseren van bijeenkomsten met inwoners, partners en interne stakeholders
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over het (praktische)proces
• Verzorgen van communicatie en informatievoorziening richting betrokkenen
• Ondersteunen van de projectleider in dagelijkse werkzaamheden
• Monitoren van voortgang en signaleren van knelpunten
• Verzamelen en structureren van relevante projectinformatie

Dit is je werkplek:
Je maakt deel uit van team Samenleving, een groep van circa 20 betrokken collega’s die werken aan maatschappelijke thema’s binnen de gemeente Utrecht. Het team werkt nauw samen met andere teams zoals Sport en Utrecht voor Iedereen om de sociale basis in de stad te versterken. Je werkt samen met verschillende interne en externe partners en bouwt snel een breed netwerk op.

Jij hebt:
• HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie)
• Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner
• Ervaring met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
• Ervaring met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D)
• Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams

Jij bent:
• Nauwkeurig en sterk in organiseren
• Proactief en in staat zelfstandig werkzaamheden op te pakken
• Communicatief vaardig en professioneel in contact met stakeholders
• Stressbestendig en flexibel bij wisselende werkdruk
• Iemand die overzicht houdt en structuur aanbrengt
• Een verbindende schakel binnen het projectteam

Goed om te weten:
Het betreft een functie voor gemiddeld 14 uur per week, waarbij inzet kan variëren afhankelijk van de fase van het project. Tijdens piekmomenten wordt flexibiliteit gevraagd. Deze pieken zijn over het algemeen goed te plannen.

Er is een grote kans op verlenging van de opdracht.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Aanvullende informatie:
Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.

• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. De aanvraag is ingedeeld in schaal 10 (CAO Gemeenten).
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden.